Polityka prywatności

1. Kto odpowiada za dane

Administratorem danych związanych z obsługą kont i usług Bookido, subskrypcjami, pomocą użytkownikom i bezpieczeństwem platformy jest Miłosz Oleksiński. Firmy korzystające z Bookido są co do zasady administratorami danych swoich klientów i pracowników oraz danych dotyczących wizyt. Bookido przetwarza te dane na zlecenie firm, zgodnie z warunkami powierzenia przetwarzania danych. Firmy odpowiadają za zgodność tego przetwarzania z prawem i przekazanie własnych informacji o prywatności. W punkcie 13 wyjaśniamy, do kogo zwrócić się w sprawie swoich danych.

2. Konta użytkowników i firm

Do obsługi kont i dostępu do aplikacji wykorzystujemy identyfikatory, imiona i nazwiska, adresy e-mail i informację o ich potwierdzeniu, opcjonalne numery telefonów, zdjęcia profilowe, ustawienia oraz daty utworzenia i aktualizacji kont. Logowanie wymaga także przetwarzania danych uwierzytelniających i danych sesji. Konta firm obejmują dane kontaktowe, adresy i współrzędne lokalizacji, strony internetowe, profile pracowników, zaproszenia, role, uprawnienia, harmonogramy oraz przypisanie pracowników do usług. Dane otrzymujemy od Ciebie, firm i ich upoważnionych pracowników, a informacje o weryfikacji i transakcjach także od dostawców logowania i płatności. Pola obowiązkowe oznaczamy w formularzach; bez tych danych dana funkcja może być niedostępna.

3. Klienci, wizyty i sprzedaż

Firmy wykorzystują dane kontaktowe klientów, notatki, informacje o wybranych usługach i pracownikach, terminy i historię wizyt, statusy i przyczyny odwołania oraz ceny, rabaty, napiwki, zwroty i informacje o płatnościach. Dane te służą planowaniu wizyt, realizacji usług i przygotowywaniu raportów. Dostęp pracowników zależy od nadanych im uprawnień. Rezerwacje i sprzedaż mogą zachowywać kopie danych kontaktowych i lokalizacji z chwili transakcji. Usunięcie kartoteki klienta nie usuwa automatycznie tych kopii; zasadność ich dalszego przechowywania oceniamy osobno.

4. Informacje publiczne i dane wrażliwe

Publiczne wizytówki firm i profile pracowników pokazują dane wybrane do publikacji: nazwy, imiona i nazwiska, opisy, usługi, dostępne terminy, dane kontaktowe, lokalizacje i zdjęcia. Publiczne zdjęcia mogą być dostępne także przez bezpośredni link. Oprócz treści plików przetwarzamy ich nazwy, typy, rozmiary, wymiary i informacje o osobie, która je przesłała. Nie publikuj poufnych danych klientów, dokumentów tożsamości ani danych kart płatniczych.

Notatki i pliki nie są przeznaczone do prowadzenia dokumentacji medycznej. Sama nazwa usługi lub historia wizyt może jednak ujawniać informacje o zdrowiu. Firma przetwarzająca takie dane musi mieć podstawę prawną z art. 6 RODO i spełniać warunek z art. 9 RODO, przekazać wymagane informacje i zapewnić odpowiednie zabezpieczenia. Rejestracja w Bookido nie oznacza wyraźnej zgody na przetwarzanie danych o zdrowiu. Przed wykorzystaniem aplikacji w sposób wymagający dodatkowych ustaleń dotyczących danych wrażliwych skontaktuj się z nami.

5. Subskrypcje i płatności

Płatności za subskrypcję Bookido obsługuje Stripe. Dane płatnicze podajesz w formularzu Stripe. Bookido otrzymuje informacje potrzebne do rozliczeń: identyfikatory subskrypcji i transakcji, wybrany plan, okresy rozliczeniowe, status płatności, dane faktur i podstawowe informacje o metodzie płatności. Nie otrzymujemy pełnego numeru karty ani kodu zabezpieczającego.

W zależności od celu Stripe przetwarza dane na nasze zlecenie lub jako odrębny administrator, np. w celu zapobiegania oszustwom. Szczegóły znajdziesz w polityce prywatności Stripe, do której link podajemy poniżej. Płatności za subskrypcję Bookido są odrębne od płatności klientów za usługi firmy: samo oznaczenie wizyty jako opłaconej nie oznacza, że płatność obsłużył Stripe.

6. Powiadomienia o kontach i wizytach

Zależnie od dostępnych funkcji możemy wysyłać w aplikacji, e-mailem lub SMS-em wiadomości służące obsłudze kont i usług, np. weryfikację konta, zaproszenia, potwierdzenia i przypomnienia o wizytach, informacje o zmianach terminów i subskrypcjach. Wysyłka i rozwiązywanie problemów z doręczeniem wymagają danych odbiorcy, treści, czasu wysłania i informacji o dostarczeniu lub błędach. Takie wiadomości odróżniamy od marketingu; dodanie reklamy wymaga odpowiedniej zgody. Rezygnacja z marketingu nie odwołuje wizyty ani nie zatrzymuje wiadomości niezbędnych do obsługi usługi.

Gdy kontaktujesz się z Bookido, wykorzystujemy Twoje dane kontaktowe i treść korespondencji, aby odpowiedzieć i pomóc w rozwiązaniu sprawy.

7. Dlaczego i na jakiej podstawie przetwarzamy dane

Gdy Bookido jest administratorem danych, obsługa kont, rezerwacji i subskrypcji niezbędna do wykonania umowy z Tobą lub podjęcia działań na Twoje żądanie przed jej zawarciem opiera się na art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Obsługa przedstawicieli firm i zaproszonych pracowników, pomoc użytkownikom, zapobieganie nadużyciom, bezpieczeństwo, rozwiązywanie problemów technicznych i obrona roszczeń mogą opierać się na naszych prawnie uzasadnionych interesach (lit. f), o ile nie przeważają nad nimi Twoje prawa i interesy. Obowiązki księgowe, podatkowe i związane z ochroną danych opierają się na lit. c. Gdy opcjonalna komunikacja lub śledzenie aktywności wymaga zgody, podstawą jest lit. a.

Firmy ustalają podstawy prawne przetwarzania swoich danych. Samo zawarcie przez firmę umowy z Bookido nie oznacza, że wykonanie tej umowy jest podstawą przetwarzania danych jej klientów lub pracowników.

8. Opcjonalne wiadomości i marketing

Informacje o produkcie, promocje, newslettery i zaproszenia do rozmów o potrzebach wysyłamy w zakresie uzgodnionego celu, nadawcy i sposobu kontaktu. Marketing bezpośredni e-mailem lub SMS-em wymaga uprzedniej zgody, gdy zastosowanie ma polskie prawo (art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej). Podanie danych kontaktowych do rezerwacji nie jest zgodą na reklamy. Zapis na powiadomienie o dostępności nie oznacza zgody na stały newsletter ani rozmowy badawcze. Zgoda na marketing danej firmy nie jest zgodą na marketing Bookido.

Zgodę możesz wycofać przez udostępniony mechanizm rezygnacji lub pisząc do nas, równie łatwo jak ją udzielić. Nie wpływa to na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania ani możliwość zwykłego korzystania z usługi. Zachowujemy informacje pozwalające wykazać udzielenie i wycofanie zgody. Śledzenie otwarć wiadomości i kliknięć wymaga odpowiednich informacji i zgód. Sama polityka prywatności nie stanowi zgody.

9. Dane techniczne, cookies i pamięć urządzenia

Do działania i ochrony usług wykorzystujemy adresy IP, daty i godziny połączeń, informacje o przeglądarce i urządzeniu, błędach oraz identyfikatory sesji. Pliki cookies służą logowaniu i ochronie przed nieuprawnionymi żądaniami (CSRF). Pamięć lokalna przeglądarki zapisuje ustawienia interfejsu, języka i wybranej firmy. W aplikacji mobilnej dane potrzebne do logowania przechowujemy w bezpiecznej pamięci urządzenia. Dane zapisane przez stronę możesz usunąć lub zablokować w ustawieniach przeglądarki, co może wpływać na logowanie. Photon otrzymuje wyszukiwane adresy, a OpenFreeMap i Google Fonts informacje o połączeniu podczas pobierania map i czcionek. Opcjonalna analityka, reklamy i śledzenie aktywności wymagają odpowiednich informacji i mechanizmów zgody.

10. Komu udostępniamy dane

Dane związane z usługami danej firmy są dostępne tej firmie i jej upoważnionym użytkownikom. Serwer aplikacji Bookido utrzymuje OVHcloud w Warszawie. Korzystamy także z Supabase do przechowywania plików, Stripe do obsługi subskrypcji, Brevo do zapisów i wysyłania informacji o produkcie oraz Resend do obsługi poczty.

Dostawców map i czcionek opisujemy w punkcie 9. Jeśli dostępna jest wysyłka SMS-ów, jej dostawcy i operatorzy telekomunikacyjni przetwarzają numery odbiorców, treść oraz informacje potrzebne do przesłania i potwierdzenia dostarczenia wiadomości. Konkretnego dostawcę wskazujemy przed skorzystaniem z tej funkcji. Dostawcy mogą korzystać z podwykonawców zgodnie z warunkami przetwarzania danych. Doradcom i organom publicznym przekazujemy dane w zakresie niezbędnym do wykonania obowiązku prawnego lub dochodzenia albo obrony roszczeń. Nie sprzedajemy danych osobowych ani nie publikujemy prywatnych kartotek klientów.

11. Przekazywanie danych poza EOG

Serwer w Polsce nie oznacza, że wszystkie dane pozostają w Polsce lub Europejskim Obszarze Gospodarczym (EOG). Brevo deklaruje przechowywanie baz kontaktów w UE. Resend przechowuje wiadomości i logi w USA, także gdy wysyłka odbywa się z regionu europejskiego. Stosowane przez Resend rozwiązania obejmują standardowe klauzule umowne UE oraz ramy ochrony danych UE–USA (EU–US Data Privacy Framework). Supabase i Stripe również opisują w swoich umowach przetwarzanie danych w innych krajach. Przekazywanie danych poza EOG opieramy na właściwej decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony lub odpowiednich zabezpieczeniach, np. standardowych klauzulach umownych. Napisz do nas, aby uzyskać szczegóły dotyczące Twoich danych i kopię stosowanych zabezpieczeń.

12. Jak długo przechowujemy dane

Dane konta przechowujemy tak długo, jak są potrzebne do świadczenia usługi. Dane klientów, pracowników, wizyt i sprzedaży, za które odpowiada firma, przechowujemy zgodnie z jej udokumentowanymi poleceniami i obowiązującym prawem. Obowiązki księgowe lub konkretne roszczenia mogą wymagać dłuższego przechowywania, przez okres przewidziany prawem lub czas trwania sporu.

Dane podane przy opcjonalnym zapisie usuwamy po wysłaniu zamówionych wiadomości, ustaniu celu zapisu lub wycofaniu zgody. Sprawdzamy, czy cel ich przechowywania jest nadal aktualny. Korespondencję z pomocą Bookido przechowujemy do sześciu miesięcy po zakończeniu sprawy, chyba że prawo lub spór wymaga dłuższego okresu. Logi wysyłki i działania systemu przechowujemy przez okres potrzebny do obsługi usług, bezpieczeństwa i rozwiązywania problemów; kopie zapasowe są usuwane zgodnie z właściwymi harmonogramami. Możemy zachować niezbędne informacje o zgodzie lub rezygnacji, aby wykazać zgodność z prawem i nie wysyłać dalszego marketingu. Wycofanie zgody nie usuwa automatycznie danych wizyt i sprzedaży przechowywanych w innym celu i na odrębnej podstawie prawnej.

13. Bezpieczeństwo i Twoje prawa

Bookido chroni dane przez logowanie, uprawnienia użytkowników, kontrolę sesji i zasady dostępu do plików. Żaden system nie gwarantuje całkowitego bezpieczeństwa.

Na zasadach określonych w RODO możesz uzyskać dostęp do danych, żądać ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania lub przeniesienia, wycofać zgodę oraz zgłosić sprzeciw wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie. Marketingowi bezpośredniemu możesz sprzeciwić się w każdej chwili. Jeśli za dane odpowiada Bookido, napisz na info@bookido.app. Jeśli odpowiada za nie firma, skontaktuj się z nią; możemy pomóc przekazać wniosek i rozpatrzymy część dotyczącą Bookido. W razie potrzeby poprosimy o informacje niezbędne do potwierdzenia tożsamości. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu miesiąca. Jeśli prawo pozwala przedłużyć ten termin, poinformujemy Cię o tym w tym samym miesiącu. Wniosek o usunięcie obejmuje odpowiednich dostawców i dane historyczne; wyjaśnimy, które dane musimy zachować ze względu na prawo.

Możesz złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO) lub innego właściwego organu. Bookido nie podejmuje decyzji opartych wyłącznie na automatycznym przetwarzaniu, które wywołują skutki prawne lub podobnie istotnie na Ciebie wpływają. Niezależne weryfikacje prowadzone przez dostawcę płatności opisuje jego polityka prywatności.

14. Zmiany polityki

Przy zmianie sposobu przetwarzania danych aktualizujemy tę stronę i datę jej ostatniej aktualizacji. W razie potrzeby przekazujemy dodatkowe informacje przy danej funkcji. Jeśli nowy cel wymaga zgody, prosimy o nią przed rozpoczęciem przetwarzania. Zmiana polityki nie rozszerza wcześniej udzielonej zgody.